Áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại các doanh nghiệp

Tích hợp hệ thống quản lý đang là giải pháp được các doanh nghiệp áp dụng nhằm đáp ứng yêu cầu của các sản phẩm dịch vụ, khách hàng, thị trường, luật pháp cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực

Tại nhiều doanh nghiệp, số lượng các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế đang phải duy trì áp dụng đã tăng lên đáng kể trong những năm gần đây. Điều này phản ánh những bối cảnh và môi trường hoạt động ngày càng phức tạp. Công cuộc theo đuổi, tìm hướng cải tiến liên tục, nâng cao năng suất chất lượng đã thúc đẩy nhu cầu doanh nghiệp thiết kế hệ thống quản lý hiệu quả, mau lẹ và tích hợp, sử dụng một hệ thống quản lý duy nhất để quản lý toàn bộ các quá trình có liên quan tới các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hoặc các tiêu chuẩn có liên quan khác nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và đáp ứng các bên liên quan.

Hiện nay, rất nhiều Doanh nghiệp áp dụng đồng thời hơn 01 hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến năng suất chất lượng nhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau của Doanh nghiệp. Trước đây, những hệ thống quản lý (như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS/ ISO 45001, hệ thống quản lý an ninh thông tin ISO/IEC 27001, hệ thống quản lý an thực phẩm ISO 22000/ HACCP…) thường được xây dựng và triển khai riêng biệt, độc lập với nhau. Tuy nhiên, theo nguyên tắc vận hành của các tiêu chuẩn này thì về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và có thể được kiểm soát, vận hành và áp dụng theo một cách tích hợp. Hiện nay, trong nước và thế giới đều đã có xu hướng tích hợp cho các Hệ thống quản lý này mà không xây dựng riêng rẽ từng hệ thống như trước.

Hệ thống quản lý tích hợp cấu thành chung cho tất cả các hệ thống bao gồm chính sách, mục tiêu, các nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất và thiết bị …) và các quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Do vậy, khi Doanh nghiệp đã tích hợp các Hệ thống quản lý thành một Hệ thống chung và duy nhất thì việc triển khai duy trì áp dụng Hệ thống quản lý sẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, mang lại các lợi ích như:

– Tạo ra sự và thống nhất quản lý các hoạt động

– Xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện

– Tiết kiệm thời gian và chi phí

– Tránh lặp lại các quá trình giống nhau, chồng chéo trong phân công công việc

– Giảm các quy trình, quy định, các biểu mẫu bị trùng lặp mục đích

– Giảm việc lúng túng trong quá trình thực hiện

– Giảm chi phí đánh giá

– Giảm nhẹ bộ máy quản lý

– Tận dụng nguồn lực sẵn có

Để tích hợp, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo chu trình PDCA như sau:

Lập kế hoạch – Plan	Thực hiện – Do	Kiểm tra – Check	Khắc phục – Act
Xác định yếu tố cần quản lý, liên kết với bối cảnh của tổ chức, rủi ro, cơ hội	Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu	Xây dựng phương pháp đo lường tính hiệu quả	Thiết lập và áp dụng quá trình để liên tục cải tiến
Xác định các bên liên quan tới yếu tố cần quản lý	Cung cấp nguồn lực cần thiết	Xác định biện pháp kiểm soát sự không phù hợp và loại bỏ nguyên nhân
Xác định các yêu cầu và mong đợi của bên liên quan	Chuẩn hóa các Quy trình triển khai quá trình theo định hướng
Thiết lập Chính sách và Mục tiêu cần đạt tới

Ví dụ tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 vào năm 2015 theo một mẫu khung có cấu trúc tương đồng gồm 10 điều khoản, với mục đích giúp cho Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp nhiều hệ thống vào làm một hệ thống duy nhất. Do vậy, Doanh nghiệp có thể tích hợp những hệ thống tài liệu chung, ví dụ tham khảo như sau:

– Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

– Chính sách chất lượng và môi trường

– Mục tiêu chất lượng và môi trường

– Kế hoạch triển khai mục tiêu chất lượng và môi trường

– Văn bản xem xét bối cảnh, nhận diện, phân tích các rủi ro, cơ hội và cách thức kiểm soát rủi ro, cơ hội

– Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu và hồ sơ)

– Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

– Quy trình kiểm soát đầu ra không phù hợp

– Quy trình xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

– Quy trình thu thập và phân tích dữ liệu chất lượng và môi trường

– Quy trình đào, năng lực và nhận thức

Thực tiễn từ các doanh nghiệp điển hình

Để góp phần thúc đẩy phong trào năng suất chất lượng, cũng như chia sẻ kinh nghiệm triển khai, Trung tâm Đào tạo, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã tổ chức hội thảo tổng kết quá trình thực hiện, đánh giá kết quả, hiệu quả thực hiện. Hội thảo đã thực hiện ngày 24/10/2018 tại TP. Bắc Ninh, chia sẻ về phương pháp cũng như kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý tích hợp.

Theo đó, 30 doanh nghiệp đã được hỗ trợ xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng. 30 doanh nghiệp thụ hưởng được phân bổ tại 12 tỉnh thành phố miền Bắc, trong đó, riêng Hà Nội, Bắc Ninh và Hưng Yên có 17 doanh nghiệp tham gia, chiếm 56% tổng số lượng doanh nghiệp được thụ hưởng.Trong đó, các doanh nghiệp này được hỗ trợ tư vấn tích hợp hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn khác, như là: hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000/ HACCP, hệ thống quản lý an toàn thông tin theo ISO /IEC 27001. 5S cũng được các doanh nghiệp này áp dụng như một công cụ quản lý hiện trường một cách trực quan, hỗ trợ tốt cho các yêu cầu của các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn.

Sự thay đổi về mặt tư duy nhận thức, ý thức trách nhiệm, nội dung công việc, cách vận dụng tích hợp thành một hệ thống quản lý thống nhất chung và duy nhất, xuyên suốt các quá trình hoạt động của lãnh đạo, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ nhân viên doanh nghiệp trong hoạt động quản lý năng suất chất lượng của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý duy nhất là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin một cách thống nhất, từng bước ứng dụng sản xuất thông minh như hệ thống ERP và tự động hoá trong hoạt động sản xuất như Công ty CP Bao bì in Nông nghiệp, Công ty CP Gốm Đất Việt, Công ty CP Nhựa Thái Bình Dương và Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam.

Tại hội thảo, một số doanh nghiệp điển hình cũng đã chia sẻ về kết quả và hiệu quả triển khai như Công ty CP Nhựa Thái Bình Dương, Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam, Công ty Cổ phần Đông Bình, Công ty CP Bao bì Kinh Bắc. Các doanh nghiệp này cũng đang từng bước ứng dụng hệ thống ISO online để giảm thiểu phát sinh giấy tờ, ứng dụng công nghệ tự động hoá và chương trình hoạch định nguồn lực ERP để bắt kịp xu thế của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Đây có thể coi là doanh nghiệp điểm để tạo phong trào động lực, thúc đẩy các doanh nghiệp khác học tập kinh nghiệm thực hiện.

Nguồn: vietq.vn