fbpx

Chuyên đề HACCP: Thiết lập hệ thống tài liệu và lưu hồ sơ

Ở bài viết trước, chúng ta đã nắm được cách thiết lập quy trình kiểm tra xác nhận nhằm đánh giá sự tuân thủ hệ thống HACCP. Bước cuối cùng (bước 12/ nguyên tắc 6) là thiết lập hệ thống tài liệu, biểu mẫu và lưu trữ hồ sơ  nhằm khẳng định hệ thống HACCP được kiểm soát và duy trì.

Việc lập tài liệu và lưu giữ hồ sơ phải phù hợp với tính chất và quy mô của quá trình hoạt động và đủ để giúp doanh nghiệp khẳng định hệ thống HACCP được kiểm soát và duy trì.

VĂN BẢN HOÁ VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

Hồ sơ rất cần thiết trong việc xem xét tính thích hợp của kế hoạch HACCP và mức độ kết dính của hệ thống HACCP với kế hoạch HACCP.

Bốn loại hồ sơ được lưu giữ như là một phần của chương trình HACCP:

  • Tài liệu trợ giúp xây dựng kế hoạch HACCP
  • Hồ sơ trong quá trình vận hành hệ thống HACCP
  • Văn bản hoá các phương pháp và quy trình sử dụng
  • Hồ sơ về đào tạo các nhân viên

TÀI LIỆU TRỢ GIÚP

Tài liệu trợ giúp kế hoạch HACCP bao gồm thông tin và dữ liệu trợ giúp được sử dụng để thiết lập kế hoạch HACCP như phân tích mối nguy, hồ sơ về cơ sở khoa học cho thiết lập các CCP và giới hạn tới hạn. Ví dụ:

  • Dữ liệu sử dụng để thiết lập biện pháp kiểm soát để ngăn ngừa vi sinh phát triển
  • Dữ liệu sử dụng để thiết lập tuổi thọ của sản phẩm (nếu tuổi của sản phẩm tác động đến an toàn)
  • Dữ liệu sử dụng để thiết lập giới hạn tới hạn thích hợp và đảm bảo tính an toàn của sản phẩm.

Tài liệu trợ giúp kế hoạch HACCP còn bao gồm danh sách nhóm HACCP và trách nhiệm của họ cũng như tất cả các biểu được tạo ra trong quá trình chuẩn bị kế hoạch HACCP, như:

  • Mô tả sản phẩm và mục đích sử dụng
  • Lưu đồ
  • Phân tích mối nguy
  • Nhận biết CCP
  • Xác nhận giới hạn tới hạn cho từng CCP, bao gồm dữ liệu có được từ kinh nghiệm nghiên cứu hoặc thông tin thu thập nhằm hỗ trợ cho giới hạn tới hạn
  • Các sai lệch được văn bản hoá và kế hoạch hành động khắc phục
  • Hoạt động xác nhận được lên kế hoạch và quy trình
  • Nhận biết biện pháp phòng ngừa cho mỗi mối nguy

Tài liệu hỗ trợ còn bao gồm thư từ với nhà tư vấn, các tài liệu về quá trình xây dựng HACCP.

HỒ SƠ TRONG QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG HACCP

Hồ sơ HACCP được lưu giữ để chứng minh sự kiểm soát tại CCP trong quá trình sản xuất. Với việc sử dụng hồ sơ trong quá trình vận hành hệ thống HACCP, người vận hành hoặc quản lý có thể tìm hiểu quá trình dẫn tới các giới hạn tới hạn. Xem xét hồ sơ là biện pháp nhận biết khuynh hướng và điều chỉnh sự vận hành của quá trình. Hành động khắc phục kịp thời được thực hiện nếu giới hạn tới hạn bị vi phạm.

Ngoài các hồ sơ phải lưu lại theo quy định tại các GMP, SSOP, hồ sơ vận hành hệ thống HACCP có thể bao gồm:

Hồ sơ theo dõi đối với tất cả các CCP

Tất cả các hồ sơ theo dõi HACCP phải được lưu giữ có các thông tin sau:

  • Tên biểu
  • Thời gian, ngày tháng
  • Nhận biết sản phẩm (loại sản phẩm, kích cỡ đóng gói, dây chuyền sản xuất, mã sản xuất)
  • Giới hạn tới hạn
  • Quan sát hoặc đo lường để theo dõi
  • Chữ ký của nhân viên vận hành
  • Hành động khắc phục được thực hiện nếu có
  • Chữ ký của người soát xét
  • Ngày tháng soát xét

Hồ sơ sai lệch và hành động khắc phục

  • Nhận biết lô/sản phẩm sai lệch
  • Khối lượng sản phẩm bị tác động trong lô
  • Bản chất của sự sai lệch
  • Thông tin về xử lý lô
  • Mô tả hành động khắc phục

Hồ sơ xác nhận/phê duyệt

  • Kiểm tra tại hiện trường
  • Thiết bị thử nghiệm và đánh giá
  • Độ chính xác và hiệu chuẩn của thiết bị
  • Kết quả hoạt động xác nhận, kể cả phương pháp, ngày tháng, trách nhiệm của từng cá nhân, kết quả hoặc phát hiện và hành động được thực hiện.

VĂN BẢN HOÁ CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH ĐƯỢC SỬ DỤNG

Phải duy trì hồ sơ về phương pháp và quy trình sử dụng trong hệ thống HACCP. Ví dụ:

  • Mô tả hệ thống theo dõi giới hạn tới hạn ở từng CCP, kể cả phương pháp và thiết bị sử dụng để theo dõi, tần suất theo dõi và nhân viên thực hiên theo dõi
  • Kế hoạch hành động khắc phục khi vi phạm các giới hạn tới hạn/ tình huống có mối nguy tiềm ẩn.
  • Mô tả quy trình lưu giữ hồ sơ, kể cả bản sao và các biểu mẫu
  • Mô tả quy trình xác nhận và phê duyệt

HỒ SƠ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

Phải lưu giữ hồ sơ về đào tạo nhân viên. Điều này rất quan trọng đối với những người tham gia theo dõi giới hạn tới hạn ở những CCP và những người tham gia thực hiện soát xét sự sai lệch, hành động khắc phục và xác nhận. Các nhân viên này phải được đào tạo để hiểu đầy đủ các quy trình thích hợp, phương pháp và hành động được thực hiện chiểu theo sự kiểm soát CCP.

Xem thêm: